Dział systemów zarządzania dokumentami i archiwizacji

Stając twarzą w twarz z restrykcyjnymi przepisami i regulacjami z jednej strony, a maksymalizacją zwrotu z inwestycji (ROI) z drugiej, sprawa archiwizacji treści (danych, dokumentów, obiektów biznesowych) staje się kluczowym tematem w wielu organizacjach. Przedsiębiorstwa zalewa fala dokumentów, maili, plików, danych z systemów ERP  i wielu innych, z którą musi się zmagać zgodnie z przepisami prawa jak i wewnętrznymi regulacjami.

System ECM Suite jest przeznaczony dla przedsiębiorstw, potrzebujących dobrego zorganizowania pracy i odpowiedniej kontroli pomiędzy zadaniami. System pozwala na szybkie i łatwe przeszukiwanie, pobieranie, wymianę, przekazywanie i przetwarzanie treści. Wdrożenie go w  firmie  przyśpiesza jej działanie i zapewnia trwałość dokumentom, a cała droga ich obiegu  jest jasna dla pracowników i bezpieczna dla firmy. Dodatkowo, wdrożenie systemu ECM Suite, wprowadza firmę w XXI wiek, w moment, w którym każde większe przedsiębiorstwo powinno być świadome   nietrwałości papierowego archiwum i konieczności posiadania wszystkich uwierzytelnionych dokumentów, które wystarczy mieć w formie papierowej tylko raz, po to, by móc przetworzyć je w formę cyfrową, a następnie mieć pewność, że jest bezpieczne w elektronicznym archiwum firmy. Organizacja może przechowywać w formie takiego archiwum całą wiedzę w sposób trwały i podlegający audytowi.

Stosowanie systemu ECM Suite pozwala między innymi na:

• zmniejszenie czasu dotarcia do żądanego dokumentu
• zwiększenie efektywności pracy poprzez mi.in. zmniejszenie do minimum konieczności bezpośredniego przekazywania dokumentów pomiędzy pracownikami
• zwiększenie jakości pracy
• bieżącą ocenę i weryfikację realizowanych procedur
• oszczędność miejsca zarówno w szafach, szufladach, jak i na dyskach komputerów.

Firma PMS Labs w zakresie systemów zarządzania dokumentami i archiwizacji współpracuje ze światowymi liderami w tej dziedzinie oraz tworzy własne autorskie rozwiązania.

ECM Suite:

ARVest - Archiwizacja dokumentów

FLOWer  - Obieg dokumentów.

FLEXer - Przetwarzanie dokumentów (OCR/ICR)

Pressus - Archiwizacja i zarządzanie wycinkami prasowymi

Partnerstwo z Open Text:

Open Text Corporation jest liderem na rynku rozwiązań Systemów Zarządzania Treścią (Enterprise Content Management – ECM), rozwiązań które pozwalają gromadzić i organizować ludzi, procesy i informacje. Oprogramowanie firmy Open Text w prosty sposób łączy ze sobą procesy współpracy w firmie, powoływanie zespołów, wymianę doświadczeń, komunikację wewnętrzną i przesyłanie wiadomości, z treścią, którą można gromadzić w postaci dokumentów, integrować z systemami zewnętrznymi (FK, MM, CRM), przeszukiwać i publikować. Firma Open Text rozpoczęła swoją działalność w 1991 roku od sukcesu we wdrożeniu systemu przeszukiwania zasobów Internetu.

OpenText  - Zarządzanie treścią, archiwizacja i obieg dokumentów

Podstawy nowoczesnej archiwizacji

1. Skuteczne połączenie standardowych procesów

Archiwizacja nie może być rozumiana jako tylko składowanie danych i tworzenie dostępu do nich. Spoglądając na papierowy obieg dokumentów, dokument wędruje ręcznie wraz z całym procesem by ostatecznie zostać przeniesionym do archiwum.     

 W dzisiejszym zinformatyzowanym świecie ta metoda jest odwrócona, a co za tym idzie ogromnie ulepszona. Dokument papierowy zostaje zarchiwizowany na samym początku ścieżki workflow dalej już wędruje w postaci elektronicznej. Istotne zmniejszenie czasu
i kosztów jest tego wynikiem. Na przykład weryfikacja ręczna faktury może zając przedsiębiorstwu od 3 do 4 tygodni(!)
Z elektronicznym obiegiem dokumentów ten proces można skrócić do 3 – 4 dni! Przedsiębiorstwo redukuje w ten sposób ponad 50% kosztów na każdej operacji, plus rabaty otrzymane od dostawców za dokonanie płatności w terminie!     

 Jeżeli firma ma rozproszoną lokalizację, korzyści z zastosowania elektronicznej archiwizacji i obiegu dokumentu są jeszcze bardziej widoczne, a oszczędności sięgają do 70-80%.

2. Kontrola treści i redukcja ryzyka

Archive Server pomaga zredukować ryzyko na wiele sposobów. Zabezpiecza dane i dokumenty w przypadku kataklizmu, który może położyć firmę na kolana. Zgodność z międzynarodowymi standardami i przepisami dotyczącymi archiwizacji, przechowywania
i zabezpieczania kluczowych dla firmy informacji, które są przechowywane, kontrolowane i dostępne przez okres wymagany przepisami prawa i wewnętrznymi przepisami firmy, po tym okresie odpowiednio kasowane i fizycznie niszczone.

3. Cięcie kosztów.

Archive Serwer przechowuje także historyczne transakcje i dane pochodzące z aplikacji do zarządzania przedsiębiorstwem (ERP), między innymi SAP, Siebel. Co oznacza, że przedsiębiorstwo może zredukować koszty posiadania (TCO) przez zmniejszenie miejsca przechowywanych danych, a także przyspieszenie systemu przez odchudzenie tabel i baz.