Rozwiązania XXI wieku dostosowane do wymagań Twojej firmy
Zalety i metody archiwizacji
Stając twarzą w twarz z restrykcyjnymi przepisami i regulacjami z jednej strony, a maksymalizacją zwrotu z inwestycji (ROI) z drugiej, sprawa archiwizacji treści (danych, dokumentów, obiektów biznesowych) staje się kluczowym tematem w wielu organizacjach. Przedsiębiorstwa zalewa fala skanowanych dokumentów, maili, plików, stron WWW, danych z systemów ERP i wielu innych, z którą musi się zmagać zgodnie z przepisami i regulacjami wewnątrz firmy, korporacji, przepisami prawa krajowego i międzynarodowego.
Rozwiązać ten problem może tylko profesjonalny System Zarządzania Treścią (z ang. Enterprise Content Management - ECM) co
w skrócie oznacza: efektywne zarządzanie informacją w całym przedsiębiorstwie tak, iż wszyscy pracownicy i wybrani partnerzy mają bezpośredni i łatwy dostęp do wymaganych informacji. Takie systemy pozwalają na szybkie i łatwe przeszukiwanie, pobieranie, wymianę, przekazywanie, przetwarzanie treści. Organizacja może przechowywać w formie elektronicznego archiwum całą wiedzę w sposób trwały i podlegający audytowi. Wiedza, treść i informacje niestrukturalne są w logiczny sposób łączone z procesami biznesowymi odbywającymi się w przedsiębiorstwie.
Istota zarządzania prcesami biznesowymi
- Przyspiesza zmniejszenie kosztów procesów biznesowych takich jak: księgowanie, płatności, przetwarzanie reklamacji, przebieg łańcucha dostaw z uwzględnieniem udziału partnerów zewnętrznych;
- Utrzymanie zgodnościi regulacji wewnętrznych z przepisami takimi jak m.in.: Sarbanes-Oxley Act (SOX), ISO, itp..
- Wspomaga wykrywanie informacji wymaganych w procesach sądowych i zawiera najnowsze uregulowania do sprawnego przeprowadzania kontroli i raportów finansowych;
- Archiwizacja stwarza podstawy do automatycznego zarządzania dokumentami i przechowywania ich zgodnie z regulacjami wewnętrznymi i prawnymi;
- Archiwizacja zmniejsza koszty działu IT, między innymi dzięki zarchiwizowaniu obiektów biznesowych z systemów ERP co zmniejsza ilość danych w systemach produkcyjnych a zwiększa ich produktywność, przyspiesza tworzenie kopii zapasowej
i zarządzanie systemem; - Archiwizacja przechowuje wiedzę Twojej organizacji i niezbędne dokumenty takie jak: rysunki konstrukcyjne, projekty, dokumentacje – co pozwala na szybki wgląd w historię prac przed rozpoczęciem nowych projektów;
- Archiwizacja ułatwia organizacji podejmowanie wyzwań nowoczesnej komunikacji biznesowej;
Podstawy nowoczesnej archiwizacji
1. Skuteczne połączenie standardowych procesów
Archiwizacja nie może być rozumiana jako tylko składowanie danych i tworzenie dostępu do nich. Spoglądając na papierowy obieg dokumentów, dokument wędruje ręcznie wraz z całym procesem by ostatecznie zostać przeniesionym do archiwum.
W dzisiejszym zinformatyzowanym świecie ta metoda jest odwrócona, a co za tym idzie ogromnie ulepszona. Dokument papierowy zostaje zarchiwizowany na samym początku ścieżki workflow dalej już wędruje w postaci elektronicznej. Istotne zmniejszenie czasu
i kosztów jest tego wynikiem. Na przykład weryfikacja ręczna faktury może zając przedsiębiorstwu od 3 do 4 tygodni(!)
Z elektronicznym obiegiem dokumentów ten proces można skrócić do 3 – 4 dni! Przedsiębiorstwo redukuje w ten sposób ponad 50% kosztów na każdej operacji, plus rabaty otrzymane od dostawców za dokonanie płatności w terminie!
Jeżeli firma ma rozproszoną lokalizację, korzyści z zastosowania elektronicznej archiwizacji i obiegu dokumentu są jeszcze bardziej widoczne, a oszczędności sięgają do 70-80%.
2. Kontrola treści i redukcja ryzyka
Archive Server pomaga zredukować ryzyko na wiele sposobów. Zabezpiecza dane i dokumenty w przypadku kataklizmu, który może położyć firmę na kolana. Zgodność z międzynarodowymi standardami i przepisami dotyczącymi archiwizacji, przechowywania
i zabezpieczania kluczowych dla firmy informacji, które są przechowywane, kontrolowane i dostępne przez okres wymagany przepisami prawa i wewnętrznymi przepisami firmy, po tym okresie odpowiednio kasowane i fizycznie niszczone.
3. Cięcie kosztów.
Archive Serwer przechowuje także historyczne transakcje i dane pochodzące z aplikacji do zarządzania przedsiębiorstwem (ERP), między innymi SAP, Siebel. Co oznacza, że przedsiębiorstwo może zredukować koszty posiadania (TCO) przez zmniejszenie miejsca przechowywanych danych, a także przyspieszenie systemu przez odchudzenie tabel i baz.
Kliknij na poniższy link by przejść do wybranego działu:
>> ECM Solutions (zarządzanie treścią),
>> SAP Solutions (rozwiązania dla SAP)
>> Email Archiving (archiwizacja poczty)
Zapraszamy do kontaktu, pełnych informacji udzielają: ** nasi konsultanci **
